Místo boostu přijde zadrhnutí, den začneš frustrací a žába ti sedí na prsou až do večera. Než sežereš první úkol, sežere on tebe. Ukážu ti, proč tahle rada nefunguje pro každýho a jak to řešit.

Proč to zní tak dobře

Zní to jednoduše: ráno uděláš tu nejtěžší věc, co tě čeká, a všechno další už je brnkačka. Máš nejvíc energie, minimum vyrušení, tak proč to nezkusit? Produktivity guruové to cpou všude, protože to působí jako důkaz sebekázně. A jo, občas to funguje. Jenže většinou ne. Ne každej má ráno hlavu na deep work nebo těžká rozhodnutí. A ne každá „žába“ je zvládnutelná na první dobrou.

Kde to padá

Tahle metoda tě může víc zablokovat než nakopnout. Velkej a nepříjemnej úkol hned po ránu? To často znamená nekonečný odkládání, přemílání a nulu hotových věcí. Místo energie přichází frustrace a den se rozjede blbě. Někomu to myslí až po kafi, jinýmu večer. Snažit se rvát do náročnýho tasku hned po probuzení často skončí tak, že jen čumíš na Trello a říkáš si, co se to vlastně děje.

Když tě žába sežere

A teď to nejhorší. Když se ti tu „žábu“ ráno nepodaří sníst, začneš si to vyčítat. Místo produktivity nastupuje prokrastinace, pocit selhání a v hlavě ti to jede: „Zase jsem to nezvládl…“ Jenže tím si akorát zabiješ zbytek dne. Neudělal jsi tu velkou věc a kvůli tomu neuděláš ani ty malý. Všechno se zasekne. A přitom by možná stačilo udělat dvě-tři drobnosti, dostat se do flow a pak si na tu žábu klidně troufnout v poledne.

Co místo toho?

Ne každej den musíš začínat bojem. Někdy je lepší si ho rozjet malýma výhrama. Říká se jim quick wins – úkoly, co zvládneš do pár minut a hned ti dají pocit, že něco jede. Ten rozjezd ti pak dodá chuť pustit se i do těch těžších věcí. Může to být klidně, že jsi se dokázal obléct a vyčistit si zuby. Něco co ti pomůže den rozjet.

Další věc: zkus plánovat úkoly podle toho, kdy ti to fakt pálí. Někdo je ready na deep work v 9 ráno, někdo až po obědě. Místo toho, abys tlačil na výkon hned po probuzení, přemýšlej nad tím, kdy máš energii a soustředění. To nejtěžší si dej právě tam. Správně plánovat je základ úspěchu.

A pokud máš ADHD mozek (nebo jen klasicky roztříštěnou pozornost dnešní doby), může být přínosnější si žábu rozsekat na menší sousta. Ne „naprogramuj celý modul“, ale „otevři projekt“, „zapiš si, co chybí“, „napiš první větu“. Cokoliv, co tě dostane do pohybu.

Ne každá žába je dobrá ke snídani

Eat the Frog může fungovat, ale ne pro každýho a ne každej den. Produktivita není o heroickým výkonu hned po probuzení. Je o rytmu, energii, sebereflexi. Někdy tě víc nakopne hotová blbost, než věčné zírání na gigaúkol.

Zkus si zítra ráno neporoučet, ale naslouchat. Co tě fakt nastartuje? Co ti pomůže rozhýbat mozek? A kdy je ta pravá chvíle na tu velkou věc?

Možná zjistíš, že ta žába se dá sníst i později.

No dobře, asi ne všichni, ale já to tak určitě míval (no, občas ještě mám). Možná za to může můj ADHD mozek, možná se jen cítím přetížený, když před sebou vidím desítky úkolů a nevím co dělat jako první, možná je to Maybelline. Tak jako tak, je to neefektivita, které je potřeba se zbavit.

Jak?

Neexistuje jeden perfektní návod. Ze své zkušenosti a všeho, co jsem přečetl ,to ale dokážu shrnout do tří hlavních bodů:

• Pochopení
• Systematizace
• Nevyhnutelný úklid

Co tím myslím?

Pochopení

Nevyhnutelné je pochopit přesně to, jak funguje právě váš mozek. Ne každý systém je pro každého. Někdo vám řekne “Eat the frog” (Sněz žábu - systém kdy ten největší a nejtěžší úkol dne uděláte jako první, aby vše ostatní byla procházka růžovým sadem), je to nejlepší, ale pro někoho s ADHD je to často nepřekonatelná překážka a neudělá celý den nic.

Jak teda pochopit co funguje?

Experimentovat.
Nikdy se nedozvíte, co je nejlepší pro vás, pokud se nepokusíte pochopit základy vašeho myšlení, jak se dostáváte do deep focus módu a kdy a jak se vám nejlépe odbavují malé úkoly. Aplikací, super sešitů, AI task managerů apod. je bambilion (taky se tam dostaneme), ale ty vás už sunou do jejich systému. Proč je ale těch aplikací tolik? Protože každý přemýšlí a funguje jinak.

Proto doporučuju začít s papírem a propiskou.

Je to nejjednodušší, nejlevnější a pochopíte, jaké informace u úkolů potřebujete, jak si je nejlépe řadíte za sebe, podle čeho si je seskupíte a jak s nimi pracujete, pokud je ten den nestihnete.

Další velká výhoda je - co píšete rukou se vám lépe zapíše do mozku a nechcete psát potřetí na list papíru “poslat mail Monice s podklady na kampaň”.

Systematizace

Když pochopíte, co vám na papíře funguje, je čas hledat ideální task manager - ten, který splní to, co vám dává ten papír.

Proč ale nezůstat u papíru? Protože úkoly jsou nedílnou součástí našeho života a je potřeba mít je po ruce, možnost si tam vždy doplnit informace a nebýt ve stresu, když si sešit necháte doma. Navíc, pro opravdové fungování s úkoly většina z nás vyžaduje hlubší systém než je jen pero a papír.

Jakou appku zvolit?

Jak jsem říkal, je jich bambilion. Důležité je, aby se vám s ní dobře pracovalo, líbila se vám a hlavně plnila váš systém.

Můj systém?

Já mám rád timeblocking, pomodoro a pohyblivé deadlines. Můj den je dost hektický a rychle se měnící, plný mnoha meetingů. Potřebuju si tedy vyhradit jasně dedikovaný čas na dané úkoly. Taky zastávám názor, že lepší je věc udělat dobře než rychle, tedy pohyblivé deadlines jsou základ. Chci také vidět, co mě brzy čeká, tedy den si dopředu rozplánovat, aby mi tam těch vidlí nepadalo tolik.

Akiflow je moje superstar

Pracuje dobře s kalendářem, můžu si tasky plánovat sám, nebo mi je rozplánuje jejich AI a tahá do sebe tasky ze všech systémů, které používám – tedy ClickUp, Notion, Reminders, Todoist, Superhuman.

Jednoduše naplánuju tasky a focus bloky, pustím pomodoro, vyskočí mi úkol, na kterém mám pracovat, a jedu. Úkol dodělám, odškrtnu a hned tam mám další, na kterém dělat. Nelíbí se mi? Kliknu na šipku a je tam další v pořadí.

Ještě jsem nenašel systém, který by mi vyhovoval víc než Akiflow. Má i své mouchy – třeba malý focus na věci, co jsou po deadlinu – ale na ty si hned nastavím automatizaci a každé ráno mi je vypíše a případně i naplánuje.

Ale pokud chcete něco jednoduššího, tak je toho mnoho. Nebojte se zkoušet.

Osobně mám rád Todoist, Things 3, ale i klasické Reminders jsou fajn. Hlavní je, že se s appkou sžijete a bude fungovat pro váš systém.

Nevyhnutelný úklid

Co to? Však mám systém, proč by měl být nějaký nevyhnutelný úklid.
HA, systém který má 100% uptime neexistuje. Přijde nemoc, nebo jiná věc, co vás rozhodí od práce a hned se to kupí. Jak teda z té kopy vylézt?

Když mám před sebou úkolů víc, než dokážu zvládnout, udělám si Eisenhowerovu matici. Zase - co to? Je to easy.

Eisenhowerova matice

Ano, jmenuje se podle prezidente. Ne, nevymyslel ji, ale popularizoval.

Mám 4 kvadranty.

• Vlevo jsou věci urgentní, vpravo neurgentní.
• Nahoře věci důležité, dole nedůležité.

Dle tohoto jednoduchého systému si do kvadrantů všechny úkolu napíšu.

• To co je urgentní i důležité seřadím a odbavím.
• Urgentní, ale nedůležité? Ideálně deleguju, nebo řeším systémem 80:20 - tedy malý effort, velký výsledek.
• Důležité, ale není urgentní? To je potřeba naplánovat.
• A není to ani urgentní ani důležité? Tak to není potřeba dělat.

Jedna krásná věc, co mi ukázala appka Superhuman (mailing client) při instalaci, bylo:
“Na maily starší 14 dní už nikdo odpověď neočekává. Pokud ano, připomene se. Můžu je archivovat?”
Lekl jsem se, ale dal jsem "Ano". Hádejte co? Nikdo se s těmi maily neozval. Pokud to není urgentní ani důležité - nedělejte to.

Nic netrvá věčně

Každý systém může selhat, to ale neznamená, že je to špatný systém. Pokud se najdete ve fázi úkolů nad hlavu, tak prostě udělejte úklid, zrevidujte systém, ale ne nutně celý měňte. Lepší je revize, upgrade a takto furt dokola.

Přesně na to je digitální mozek - systém udržení informací, který je jednoduchý, jasný a všude s tebou.

Píšeš si všechno nebo nic?

Asi nikdo nejsme na tom tak, že bychom si psali vše a nebo vůbec nic. Každý si děláme poznámky a zapisujeme co cítíme, že je důležité, ale je v tom systém? Najdem co jsme zapsali, když je to potřeba? Je běžné si něco zapsat na papír, do poznámek, něco vyfotit, nahrát nebo jen zapamatovat a pak hodiny pátrat kde to je a co přesně to bylo a čeho se to týkalo…

Informace nemůžou žít na skládce.

V dnešní době, už nemáme problém dostat se k informacím. Máme problém se v nich orientovat. Vytahat si to důležité a s tím pracovat dál. Já se cítím přesycený vším co za den vidím a je těžké rozpoznat co je potřeba uchovat, co ne a hlavně jak s tím pracovat dál.

Jdeš pracovat na konkétním projektu a hrabeš se hromadou složek, mailů, zpráv na slacku a papírama na stole. Než se zorientuješ, tak je konec času na práci a je další meeting.

A držet to vše v hlavě? Hah, z těhlech pohádek už jsem vyrostl… Je potřeba mít jedno jasně definované místo kam všechny informace tečou a kde se dají dál přetvářet a rozvíjet.

Potřebuješ digitální mozek

Tvůj mozek je bezpochyb super skvělej, ale není stavěnej na to, aby si pamatoval fšecko. K tomu je potřeba jeden jasně daný systém. Appka ve které si můžeš uchovat všechny myšlenky, hezky přehledně si je utřídit a pak s nimi pracovat aby z nich opravdu něco vznikalo.

Kvalitní digitální mozek splňuje tyto pravidla:

Vždy dostupný

Musíš se k němu dostat kdykoliv a kdekoliv - na mobilu, počítači, online i offline.

Jednoduše použitelný

Musí být rychlý, nekomplikovaný. Používat ho musí být přirozené a easy, ne druhý job.

Inbox ready

Ultra jednoduše tam dostaneš nápady, články, poznámky, odkazy, hlasové poznámky, highlighty z knížek - prostě všechno co ti pomůžeš v tvých projektech a aktivitách.

Přehledný

Jasně víš co kam patří, lehce to zařadíš a neztratíš se v něm.

Kvalitní vyhledávání

Musí mít dostatečně dobré vyhledávání, aby ses v něm dokázal vyznat našel konkrétní informace bez problémů.

Podporuje tvorbu, ne jen sběr

Netvoříme jenom muzeum informací, cílem je mít prostor pro tvorbu a práci s informacemi.

Tedy program, který ti dá jednoduchý přehled, možnost tvořit a hlavně si zapsat vše co potřebuješ, kdykoliv potřebuješ.

Co používám já?

Teď jedu appku 🐼 Bear. Jednoduchá hezká appka, do které můžu ukládat stránky z prohlížeče, poznámky na hodinkách a má jednoduché api, takže si tam vše nastavím jak potřebuju skrze automatizace. Je teda jen pro Applisty, ale článek o tom, jaké appky jsou nejlepší dorazí brzy. Zatím si klidně vystačíš s Apple notes, Craftem, Notionem, Evernotem, OneNote, prostě cokoliv co plní základní pravidala a tobě vyhovuje.

Systém PARA - kostra tvého mozku

Teď už ti musí být jasný, že digitální mozek potřebuješ. Jak v něm mít pořádek abych teda všechno našel a mohl s tím pracovat? Tady přichází systém PARA. Je jednoduchý, založený tak, aby se dalo tvořit z toho co sesbíráš a v tom je super efektivní.

Co je PARA?

P - Projects (Projekty)

Vše, na čem aktivně pracuješ. Prezentace, článek, nový web, marketingová kampaň.

• Ma jasný konkrétní cíl a výstup.

A - Areas (Oblasti)

Věci na kterých pracuješ kontinuálně - tvé zodpovědnosti a povinnosti. Tým, osobní rozvoj, zdraví, finance, domácnost.

• Nemá jasný konec.

R - Resources (Zdroje)

Vše co kde najdeš padá sem. Ideálně všechny články, poznámky, myšlenky a ideje, které teď nemají domov, ale tušíš, že se jednou budou hodit.

• Jednou použiju, ale nevím přesně kde a jak.

A - Archive (Archiv)

No a když už víš, že máš projekt hotový, zdroje zpracované tak je potřeba pro ně mít domov, kdyby je bylo potřeba ještě někdy objevit.

• Posloužilo a našlo místo odpočinku.

Proč to funguje?

Protože neházíš vše do jednoho pytle, ale zároveň namáš super velké procesy jak uložit každou myšlenku. Když něco hledáš, tak víš proč to hledáš a tedy kde to je. Pokud jdeš pracovat na projetu, čeká na tebe krabice plná nápadů, poznámek a hned víš kudy dál.

Jak z paralýzy do tvorby?

Tak máš systém, co teď? Je jednoduché se ve všech informacích ztratit a jen zírat do mailu a zase nic neudělat. Jak teda začneš něco tvořit?

Začni filtrovat

Ne vše co najdeš si zaslouží uložit, ne vše je potřeba zatřídit, ne každá myšlenka si zaslouží místo v tvém systému.

Digitální mozek není odpadkový koš. Je to dílna. Je dobré si schovat šroubky, které třeba použiješ, ale kusy rozmočené dřevotřísky si tam nenecháš.

Když si něco ukládáš, zeptej se: K čemu mi to může pomoct? Kde to využiju? Pokud na to nemáš odpověď, neboj se to zahodit.

Zdroje potřebují pořádek

Do zdrojů je super ukládat vše, ale nemůže to zůstat jako černá díra na vše co najdeš. Já dělám týdenní úklid - projdu vše co jsem do zdrojů naházel (většinou vyšší desítky poznámek) a ty roztřídím k projektům a oblastem a nebo hodím do archivu, pokud nevidím přínos. Celý úklid trvá 10 minut a šetří hromady času a nervů.

Pracuj s tím co máš - ve správném kontextu

Nepotřebuješ perfektní poznámky. Potřebuješ poznámky, které se ti hodí teď. Právě proto PARA funguje tak dobře - jakmile jdeš něco dělat, máš k ruce všechny informace.

Mozek si toho nepamatuje moc, musíš vědět kam sáhnout

Není potřeba vědět vše, je potřeba vědět kde to najdu. Proto potřebuješ systém, abys věděl kde co máš a mohl efektivně na všem pracovat. To je síla digitálního mozku.

Vůbec nejde o to, kolik si toho uložíš. Jde o to, jestli a jak to dokážeš přetavit v něco reálného. Když máš k ruce nástroj, který ti pomáhá myslet a nedusí tě, hned se dostaneš výš než jsou všichni kolem tebe. Najednou ty jsi ten, kdo ví kde je která informace, co se řešilo na kterém meetingu. Prostě víš kam sáhnout, abys mohl věci posouvat dál.

Co teď?

Zamysli se. Máš systém, díky kterému vše uložíš a pak najdeš když to potřebuješ? Víš kde žijí informace, které jsou pro tebe potřebné? Pomáhá ti ten systém efektivně tvořit? Jestli ne, tak začni.

• Najdi si program ve kterém se ti bude dobře pracovat a hezky tam ukládat myšlenky
• Rozděl si ho dle PARA - tagy, složkamy, prostě tím co bude fungovat.
• Sbírej, rozděl, panuj.

Pokud se o tom chceš dozvědět ještě víc, doporučuju Building a Second Brain od Tiago Forte.

Hlava bude víc v klidu a práce půjde lépe od ruky.